Gdzie moje stypendium!?
Rozmowa z Tomaszem Rojkiem – wiceprzewodniczącym Odwoławczej Komisji Stypendialnej
Każdy je chce, każdy o nim marzy… ale ma je jedynie 9,5 % studentów każdego kierunku. Mają najwyższe średnie, aktywnie działają w środowisku akademickim, nierzadko łącząc naukę z pracą zawodową – w sumie 729* osób, które w tym roku otrzymało stypendium Rektora. Semestr zimowy trwa, a pieniądze właśnie wpłynęły na konta studentów. Tej jesieni w wyścigu po stypendium brało udział aż 1613 studentów. Wielu więc zadaje sobie pytanie, dlaczego w tym roku się nie udało? Ku przestrodze, “na przyszły rok”, w ramach podsumowania i wyjaśnienia – rozmowa z członkiem Komisji sprawdzającej nasze wnioski.
Na początek powiedz proszę, czym różni się stypendium Rektora od Nagrody Rektora?
Stypendium Rektora otrzymuje się za osiągnięcia naukowe, artystyczne oraz sportowe, natomiast Nagrodę Rektora – za osiągnięcia o charakterze organizatorskim. Studenci bardzo często wpisują osiągnięcia o charakterze organizatorskim do wniosków o stypendium Rektora (np. organizacja konferencji), natomiast komisje nie mogą ich punktować z uwagi na właściwość stypendium. Tych wszystkich studentów zapraszamy już w maju do składania wniosków o Nagrodę Rektora.
Jak przebiega praca Komisji? Co dokładnie dzieje się z naszymi wnioskami po ich wpłynięciu do Komisji? A kto sprawdza wnioski osób zasiadających w komisjach i osób z Samorządu Studenckiego?
Student, po wypełnieniu wniosku w systemie USOS, składa go wraz z załącznikami do właściwego dziekanatu. Następnie wnioski trafiają do Komisji Stypendialnej, która weryfikuje załączniki oraz odpowiednio przyznaje punkty. Następnie w tym roku uruchomiliśmy 5 dni „technicznych” – studenci w systemie USOS widzieli, jak zostały im wypunktowane osiągnięcia i jeżeli się z czymś nie zgadzali, mogli przyjść do właściwej komisji stypendialnej i przedyskutować dane osiągnięcie. Następnym etapem jest etap stricte techniczny, związany z rankingami, którymi zajmują się DSSy. I finalnie w połowie listopada pojawiają się decyzje o stypendiach.
Komisje stypendialne na poziomie wydziałów wybierane są na posiedzeniach studenckich rad wydziałów. Członkiem Komisji może zostać każdy student, który wyrazi chęć kandydowania do niej.
Kto sprawdza wnioski osób, które są w komisjach? Czy oni sami sprawdzają sobie wnioski?
Członkom wydziałowych komisji stypendialnych wnioski sprawdza Odwoławcza Komisja Stypendialna, która jest ustanawiana przez Rektora. Ponadto, w każdej komisji znajdują się pracownicy naukowi UO.
Czemu w tym roku nie były udostępniane listy poglądowe oraz listy końcowe?
Listy poglądowe nie były udostępniane z uwagi na fakt, iż ich wartość merytoryczna była nijaka – pokazują jedynie ilość punktów przyznanych przez Komisję. W tym roku wprowadziliśmy 5 dni „technicznych”, o których przed chwilą wspomniałem, co subiektywnie uważam za dużo lepsze rozwiązanie. Od momentu publikacji tych list (poglądowych – red.), co roku wszystko kilkukrotnie się zmieniało, więc fakt ich wywieszenia wprowadza niepotrzebny zamęt. Listy końcowe natomiast nie były wywieszane z uwagi na ochronę danych osobowych, co było w tym roku kluczowym wyzwaniem dla komisji stypendialnych. Co więcej, sama ostateczna lista rankingowa również nie ma mocy prawnej z uwagi na fakt, iż nie posiada formy decyzji administracyjnej, która w tym przypadku jest niezbędna. Ponadto, w tamtym roku studenci odwoływali się już od list poglądowych.
Listy poglądowe zostały wycofane, ponieważ studenci na ich podstawie składali odwołania, choć nie mieli do tego prawa?
Poniekąd też z tego powodu. Chodziło o zmniejszenie chaosu związanego ze stypendiami Rektora.
Skoro chodziło o usprawnienie procedury, to dlaczego decyzji nie było w USOSie?
Wydawanie decyzji dot. stypendium Rektora odbywa się na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Niezbędny jest fakt doręczenia decyzji, a przez system USOS nie można doręczyć decyzji zgodnie z prawem. Dlatego też wszystkie decyzje odbiera się osobiście, natomiast gdy decyzje nie zostaną odebrane w dziekanatach, zostają wysyłane na podany we wniosku adres zamieszkania osoby ubiegającej się o stypendium.
Czemu to takie ważne, żeby wszyscy odebrali decyzje fizycznie?
Doręczenie decyzji uruchamia kolejny etap proceduralny. Po odebraniu decyzji student ma 14 dni na złożenie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy do Odwoławczej Komisji Stypendialnej za pośrednictwem właściwego dziekanatu. Ponadto, przepisy KPA określają, iż organ administracji publicznej związany jest decyzją dopiero od momentu jej doręczenia, co może mieć wpływ na wypłatę stypendiów.
Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez wnioskujących studentów?
Od razu narzucają mi się dwa najczęstsze błędy. Pierwszy to błędna kwalifikacja osiągnięć. Studenci często wpisują jakieś osiągnięcie w inne kryterium i to wiąże ręce komisji. W Regulaminie dot. przyznawania stypendium jasno jest określone, iż po złożeniu wniosku niemożliwym jest zmiana kryterium, do którego przypisane zostało osiągnięcie, a osiągnięcia błędnie wpisane nie będą punktowane. Drugi błąd poniekąd wiąże się z poprzednim, natomiast polega na przepisywaniu osiągnięcia wprost z zaświadczenia, i tak np. jeżeli student na zaświadczeniu ma zapisane, iż brał udział w konferencji międzynarodowej, a z programu konferencji wynika, że uczestniczył w konferencji ogólnopolskiej, to liczy się właśnie program. Nawet gdy zaświadczenie podpisane jest przez pracownika naukowego, od jego treści ważniejszy jest program. Na to też zwróciliśmy uwagę, tworząc Komentarz do kryteriów, który zachęcamy czytać przed wypełnieniem wniosku o stypendium Rektora. Często też, jak powiedziałem na wstępie, studenci we wniosku o stypendium Rektora wpisują osiągnięcia o charakterze organizacyjnym.
Właśnie – jak “liczona” jest działalność w mediach studenckich i kołach naukowych? Na jednym wydziale za to samo osiągnięcie poświadczone przez medium/koło są przyznawane punkty, a na innym już nie. Zaświadczenia z jednego medium/koła są zaliczane, a z drugiego już nie… Od czego to zależy?
Wszystko zależy od tego, jaka to jest działalność i do jakiego kryterium ją przypiszemy. Przykładowo do punktu II.9 (Inne osiągnięcia naukowe) możemy przypisać działania naukowe związane z działalnością w mediach studenckich, a do osiągnięć artystycznych – artykuł napisany dla “Gazety Studenckiej”. Ale, jak wspomniałem, wszystko zależy od rodzaju działalności. Przypominam, że działalność o charakterze organizatorskim nie jest punktowana ;). A co do zaliczania i niezaliczania osiągnięć – cóż… mamy tutaj do czynienia z czynnikiem ludzkim – komisjami.
Ale regulamin jest jeden, tak?
Tak, regulamin i kryteria są takie same, ale ludzie sprawdzający są różni. Jest to kilka komisji. Praca w komisjach polega w dużej mierze na interpretacji komentarzy i kryteriów. I to zależy, jak Ci ludzie w komisji je zinterpretują. Później jest możliwość zgłoszenia odwołania, czyli wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy i przekazanie jej do Odwoławczej Komisji Stypendialnej.
Dostawaliście kiedyś sygnały od studentów, że punkty zostały inaczej przydzielone na różnych wydziałach za te same zaświadczenia?
Komisje, sprawdzając wnioski, opierają się na Regulaminie dot. przyznawania pomocy materialnej, Kryteriach przyznawania stypendium Rektora oraz Komentarzu do tych kryteriów. Dokumenty te są jednolite dla całej Uczelni, natomiast czynnika ludzkiego nie da się ujednolicić. Jeżeli zdarza się, iż osoby sprawdzające wniosek mają dylemat, czy dane osiągnięcie zakwalifikować do danego kryterium, a w Komentarzu do kryteriów nie jest jednoznacznie to wyjaśnione, muszą podjąć wspólnie o tym decyzję, opierając się na dostępnej im wiedzy oraz aktach prawnych. W tym roku staraliśmy się stworzyć dobry przepływ informacji pomiędzy osobami sprawdzającymi wnioski i myślę, że sytuacji, o które pytasz, nie było. Natomiast jeżeli by się tak zdarzyło, to po to właśnie jest instytucja wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, którego ideą jest naprawienie błędów wynikłych przy pierwotnym sprawdzaniu wniosku.
Pewne kryteria są zbyt ogólne, nieprecyzyjne – studenci narzekają, że punkty zależą od użycia prawidłowego słowa (słowa klucza) w zaświadczeniu, a nie od samego osiągnięcia. Dochodzi do kuriozalnych sytuacji, w których studenci muszą kombinować ze słownictwem, żeby zaświadczenie zostało “zaliczone”. Tak jest na przykład z wolontariatem, zaświadczenie za wolontariat jest odrzucane, ale opisane słowami “nieobowiązkowa praktyka studencka” – jest honorowane. Jakich słów należy więc unikać?
Kryteria rzeczywiście są ogólne, natomiast aby pomóc studentom dopasować swoje osiągnięcia do nich, dostępny jest Komentarz do kryteriów, który uszczegóławia dane kryteria oraz wprowadza niezbędne wymogi formalne, aby dane osiągnięcie stało się punktowane. I tak np. jest przy praktykach, gdzie student musi mieć poświadczone, iż jego praktyka była nieobowiązkowa oraz nieodpłatna. Gdy w zaświadczeniu pojawia się słowo “pracownik”, wskazuje już to na stosunek pracy, a więc na otrzymywane wynagrodzenia, co wg Kryteriów nie może zostać punktowane.
W jaki sposób Komisja weryfikuje dyplomy/certyfikaty i zaświadczenia studentów? W obiegu krążą opinie, że studenci sami sobie wzajemnie wypisują zaświadczenia lub się nimi wymieniają.
Co do zasady uważam, że jeżeli student wnioskuje o stypendium Rektora dla najlepszych studentów, wyróżnia się on zarówno swoimi osiągnięciami, jak i etyką, niepozwalającą mu na takie działania. Natomiast komisje rzeczywiście uprawnione są do dochodzenia prawdy w tym przedmiocie. W tym roku komisje zarówno wzywały do okazywania oryginałów zaświadczeń, co do których sprawdzający mieli wątpliwości, jak i nawet pozyskiwali informacje z jednostek zaświadczających dane osiągnięcie studenta. Należy wspomnieć, że jeżeli sytuacja oszustwa wyszłaby na jaw, studentowi grożą konsekwencje zarówno dyscyplinarne, jaki i karne, gdyż środki stypendialne są środkami publicznymi. Na szczęście i w tym roku do takich sytuacji nie doszło.
Czy możemy spodziewać się zmian w Regulaminie?
Z całą pewnością pojawią się zmiany w Komentarzu do kryteriów. Co roku po procedurze sprawdzania wniosków staramy się modyfikować Komentarz w taki sposób, aby ułatwić potencjalnym przyszłym stypendystom przypisywanie osiągnięć do kryteriów. Ma to na celu zminimalizowanie ilości odrzuconych punktów, gdyż wiadomym jest, iż studenci na stypendium Rektora ciężko pracują przez cały rok akademicki, a naszym celem jest pomoc w gratyfikowaniu właśnie tych, najlepszych studentów.
*Stypendium otrzymało 729 osób, I próg – 71, II – 188, III – 218 oraz IV – 252 osoby.
